6 redenen waarom het mkb massaal overstapt naar Microsoft Teams

De mens grijpt elke nieuwe technologie aan om efficiënter te kunnen werken. Daarom gebruiken steeds meer mkb-bedrijven het alles-in-één-communicatieplatform <a href=”https://www.think4.nl/oplossingen/teams/“>Microsoft Teams</a>. In deze blog zetten we 5 belangrijke redenen op een rij.

Meer functionaliteit dan appen

Schrijf jij nog brieven naar klanten of mail je met vrienden? Natuurlijk niet! Een chatbericht of appje is veel sneller verstuurd. Dat scheelt heel veel e-mailverkeer en het is net zo makkelijk bij het versturen van een foto, filmpje of werkbeschrijving. Daarom gebruiken collega’s in mkb-organisaties vaak Whatsapp-groepen voor het delen van kennis en bestanden. 

Met Microsoft Teams maak je net zo gemakkelijk groepen aan en het delen van bestanden gaat ook als de gesmeerde bliksem. Het biedt nog een aantal grote voordelen daar bovenop:

• Bestanden hoef je maar één keer te delen met de groep.

• Nieuwe teamgenoten kunnen eerder toegevoegde bestanden zien. 

• Interne en externe contacten (uit adresbestanden en eerdere e-mails) zijn direct toegankelijk waardoor je heel makkelijk nieuwe groepen opzet. 

  Beter beveiligd samenwerken 

Bij alles wat je doet ga je zo snel mogelijk op je doel af, zonder omwegen. De groepchat via Teams maakt een einde aan de e-mails met soms wel tientallen cc’s waarbij je wel eens iemand over het hoofd ziet. Dit moet natuurlijk wel veilig zijn, je wil bijvoorbeeld niet dat ex-werknemers nog bij informatie kunnen. Bij Microsoft Teams heb je laagdrempelig gebruiksgemak én houd je centraal regie. Dat is handig als een collega het bedrijf verlaat. Na een paar kliks kan diegene niet meer bij bestanden, chats en adreslijsten. Dit verkleint de kans op datalekken! 

Integratie met alle populaire tools

Voor elke taak heb je een andere tool, dat werkt niet altijd even gemakkelijk. Pak je de telefoon, moet je nog wel het nummer opzoeken in die ene e-mailwisseling. Wil je een Word-bestand rondsturen, dan open je eerst Outlook en ga je vervolgens op zoek waar het bestand staat. Elke dag combineer je zo informatie met tools. Zonde van de tijd! 

Het handige van Microsoft Teams is dat het informatie en tooling samenbrengt. Voeg je een contact toe op je smartphone, dan staat die direct in de centrale database. Zo kun je meteen een vergadering plannen vanuit Teams. Heb je een nieuwe tabel gemaakt, dan verstuur je deze gemakkelijk vanuit Outlook of Teams. Vanuit een chatvenster schiet je een vergadering in. Tegelijk kun je een groeiend aantal apps van Microsoft of andere partijen toevoegen aan een Team. Denk hierbij aan tools voor projectbeheer, issue-management, HRM-ondersteuning, maar ook CRM’s en marketingtools. 

Alle informatie, contacten en bestanden bij elkaar

Een beetje bedrijf kent al snel tientallen projecten, met steeds weer andere stakeholders, bestanden en tools. Niet alleen teamleden voeg je gemakkelijk toe in de projectgroepen binnen Teams, maar ook tooling en bestanden klik je er zo bij. Op die manier heb je alle informatie bij elkaar en hebben jij en je partners binnen het project alles voorhanden om efficiënt aan de slag te gaan. Denk bijvoorbeeld aan Excel-sheets, presentaties en een digitaal planbord waarop iedereen de voortgang en deeltaken ziet. Nu staat alles bij elkaar en hoef je niet meer eindeloos te zoeken naar bestanden en contacten! 

Tegelijk samenwerken in één bestand

Het accorderen van bestanden duurt regelmatig dagen en soms wel weken. Het is wachten geblazen op de mail met de gecorrigeerde attachment. Na een paar mailrondes is het vaak al onduidelijk of je de juiste versie hebt. Met Microsoft Teams heb je maar één waarheid, want je hebt maar één bestand. Onder andere OneNote-, Word- Excel-, en PowerPoint-bestanden zet je in de (groeps)chat en je kunt er tegelijk in werken. Nu hoef je nooit meer op elkaar te wachten en verminder je de kans op fouten drastisch! 

Overal altijd en op elk apparaat

Waar de één bij een iPhone zweert, wil de ander een Android-telefoon. Thuis werk je liever op een laptop of een iPad of Mac. Teams werkt platformonafhankelijk zodat iedereen met zijn favoriete apparaat kan werken. Teams garandeert een soepele gebruikerservaring omdat de apps er op de verschillende platformen hetzelfde eruitzien. Collega’s werken hierdoor steeds op dezelfde manier, ongeacht het device. Ze hoeven hierdoor minder te schakelen en dat werkt prettig.

Teams voor elk bedrijf

Binnen Office 365 van Microsoft zit Teams als gratis functionaliteit. Think4 krijgt veel vragen van bedrijven over hun overvolle mailboxen, vertraging van systemen, beperkte dataopslag en veilig online werken. Dat is precies waar wij als IT partner goed in zijn. De expertise van Think4 gaat ver en wordt eigenlijk alleen maar breder. Wij verdiepen ons echt in ons vak, werken met de beste IT specialisten en kunnen elk bedrijf helpen met een veilige en efficiënte IT omgeving. Slimme IT tools horen daar ook bij. Wil je weten wat deze slimme IT tools voor jouw bedrijf kunnen doen? Neem vrijblijvend contact op met Think4. Wij brengen jouw vraag en onze oplossingen samen.