Vergaderlocatie midden Nederland

Een goede vergaderlocatie in midden Nederland moet absoluut het volgende te bieden hebben: Zalen met daglicht, de modernste technologie (IT-features), beter nog in een trendsettend design dat rekening houdt met de algemeen voortschrijdende digitalisering! Het heeft ook technicusondersteuning nodig voor elke vergaderzaal tijdens het verblijf. Wat de minimumeisen betreft is het belangrijk dat er eerst en vooral ruime, goed onderhouden en eersteklas ingerichte vergaderruimten met moderne en uitgebreide media- en presentatietechniek beschikbaar zijn. Ruimte-akoestiek, verlichting, geluidsisolatie, verduisteringsvoorzieningen zijn belangrijk voor moderne vergadering. Een eersteklas, professionele technicus, die zowel technisch ervaren is als ook anderszins aan de wensen van de trainer en de seminargroep voldoet, is zeer wenselijk want dit maakt ontspannen werken en vergaderen mogelijk. Verschillende kleine extra groepsruimten, pauzeruimten en ontmoetingspunten zijn zeer waardevol voor klein teamwerk of vergaderingen voor een seminar met verschillende methoden.

De verzorging van de innerlijke mens: de catering

Goede vergaderlocaties in midden Nederland geven het goede voorbeeld. De catering voor, tijdens en na een vergadering, conferentie of seminar kan worden geïntegreerd in het totaalconcept en heeft tot doel de leerprestaties te ondersteunen. Wat is er voor nodig? Dit is kort samen te vatten: Uitstekende en gezonde catering!

Wat het aanbod betreft, wordt een lichte, vitale en gevarieerde keuken op prijs gesteld. Een boterhammetje tussen alle bedrijven door is uiteraard een mogelijkheid maar niet bevorderlijk voor de productiviteit én de service richting de deelnemers.

Een goede bereikbaarheid

Nog een aantal ideeën en punten waar je op moet letten als je een vergaderlocatie zoekt. Een goede toegankelijkheid voor iedereen en afgebakende parkeerplaatsen zijn belangrijk. Het dienstenaanbod moet altijd gericht zijn op de ervaring van de klant/gast.

No-go’s en inspirerende dingen

Een paar dingen die zeker niet goed zijn: Algemene aanbiedingen, onbuigzame antwoorden, onbekwame contactpersonen, gebrek aan technologie. Op een vergaderlocatie zonder duidelijk afgebakende doelgroep of met te veel doelgroepen kan een seminargroep zich misplaatst voelen. Als je tijdens een seminar, vergadering of conferentie uitkijkt op bijvoorbeeld wellness-bezoekers in hun badjassen of als de seminar-groep is ingeboekt naast een zaal waar kinderverjaardagen worden gevierd, is het moeilijk om je op de training of vergadering te concentreren. Een locatie zou zich moeten specialiseren in één doelgroep om professioneel over te komen; in een seminarielocatie is dat duidelijk de zakelijke sector: seminars, evenementen, zakenmensen. Of er is een duidelijke ruimtelijke afbakening naar andere ruimtes (trouwzaal, knuffelhotel, …).

Speciale behoeften van een seminariegroep tijdens de maaltijden is een ander belangrijk item. Inflexibiliteit tijdens de maaltijden is moeilijk voor het opleidings- of vergaderproces. Soms is het om groepsdynamische redenen noodzakelijk een eenheid later of vroeger te beëindigen dan gepland. De keuken moet hierop voorbereid zijn. Een paar negatieve voorbeelden zijn bijvoorbeeld:

• Broodjes die worden afgeteld tot het exacte aantal deelnemers.
• De openingstijden van bijvoorbeeld de bar zijn niet aangepast aan de tijden van het seminar – daardoor is er voor de deelnemers vaak helemaal geen mogelijkheid om van deze mogelijkheid gebruik te maken.

• Er ligt precies één vel papier en geen stiften of niet werkende stiften op de flip-over en dat merk je pas tijdens je verhaal of presentatie.

Toekomst

Er is sprake van een toenemende internationalisering. Steeds meer congresgangers kiezen Vonk360 als vergader- of evenementenlocatie vanwege de praktische ligging in midden Nederland. De uitdagingen liggen in de realisatie van interactieve eventformats, in het gebruik van innovatieve technologie en in de realisatie en bezetting van nieuwe concepten.